สรุปบทเรียน

สรุป
การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ความหมายของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การจัดการ หมายถึง การพัฒนากลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการกับสารสนเทศที่ได้รับซึ่งจำเป็นต้องอาศัยทักษะหลายด้าน ซึ่งอยู่ในหลายรูปแบบ เช่น
การจัดเก็บ
การสืบค้น
การดูแลรักษา
การแสดงผล
การกำจัดสารสนเทศที่ไม่ต้องการ
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทุกประเภทที่ได้รับ ซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบ เช่น
-ตัวอักษร -ภาพเคลื่อนไหว
-ภาพนิ่ง - เสียง
ส่วนบุคคล หมายถึง การที่บุคคลมีความต้องการหรือความจำเป็นในการใช้สารสนเทศหนึ่งๆ ในการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิตประจำวัน
องค์ประกอบของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล มีองค์ประกอบที่เหมือนกัน คือ
ส่วนรับข้อมูล
ส่วนประมวลผล
ส่วนแสดงผล
ประเภทของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การจำแนกตามรูปลักษณ์
- ประเภทโปรแกรมสำเร็จ ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์มีทั้งในลักษณะใช้งานอิสระ(Stand alone version) และผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การ (network version)
ฟังก์ชั่นการทำงานหลักก็ได้แก่ ฟังก์ชั่นการนัดหมาย ติดตามงาน และการติดต่อสื่อสาร
โปรแกรมสำเร็จที่ใช้ในงานสำนักงานทั่วไป เช่น
-โปรแกรมไมโครซอฟท์เอาท์ลุก
-โปรแกรมโลตัสออกาไนเซอร์
- ประเภทอุปกรณ์เฉพาะ ส่วนมากจะมีความสามารถด้านการสื่อสาร ใช้งานง่าย และราคาไม่แพง เรียกอุปกรณ์เฉพาะว่า "เครื่องพีดีเอ" (Personal Digital Assistant, PDA)
การจำแนกตามฟังก์ชั่นการทำงาน
ประเภทพื้นฐาน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนน้อยที่สุด ประกอบด้วยฟังก์ชั่นการทำงานหลักสามประการทีมีระดับความสามารถไม่ซับซ้อน ได้แก่ ฟังก์ชั่นนัดหมายส่วนบุคล ติดตามส่วนบุคคล และติดต่อสื่อสารแบบพื้นฐาน ใช้จัดเก็บข้อมูล ชื่อ สกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่มาติดต่อ ยังมีโปรแกรมอรรถประโยชน์ต่างๆ เช่น บันทึกช่วยจำ นาฬิกาปลุก เครื่องคิดเลข และเกม
ประเภทกึ่งซับซ้อน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนมากว่าระบบที่เป็นอยู่ในพื้นฐาน ประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั่วไปทั้งหมดที่มีและเพิ่มฟังก์ชั่นติดตามงานกลุ่มเข้าไปด้วย
ประเภทซับซ้อน ประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั้งหมดของสองประเภทแรก และเพิ่มฟังก์ชั่นติดต่อสื่อสารแบบซับซ้อนทั้งที่ผ่านโทรศัพท์และผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีราคาแพงที่สุด เหมาะกับองค์การขนาดใหญ่ มีกลุ่มผู้ใช้ที่มีความจำเป็นต้องติดต่อกับผู้คนส่วนมาก
เกณฑ์การเลือกระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
เป้าหมาย
ความต้องการด้านสารสนเทศ
สภาพแวดล้อมในการทำงาน
ความสามารถในการทำงาน
ราคา
ความยากง่ายในการใช้งาน
การสนับสนุนด้านเทคนิค
การรับฟังความคิดเห็น
การทดลองใช้ระบบ
ระบบนัดหมาย (Scheduler หรือ calendar)
เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระดับจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลโดยทั่วไป มีลักษณะคล้ายสมุดนัดหมายบุคคลที่เป็นกระดาษ ใช้งานง่าย ผู้ใช้เพียงเลือกวันและเวลาที่ต้องการจะบันทึกข้อมูลการนัดหมายและพิมพ์ข้อมูลในช่องที่กำหนดให้ ระบบจัดมีการบันทึกข้อมูลแบบลัดเพื่อให้บันทึกข้อมมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว การค้นหาสามารถกระทำได้เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายปี และสามารถใช้ฟังก์ชั่นทำซ้ำช่วยในการบันทึกข้อมูลในวันเวลาที่ต้องการโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ หากมีกิจกรรมมากกว่าหนึงกิจกรรมที่ซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกันระบบจะเตือนให้ทราบเพื่อทำการแก้ไขต่อไป และมีสัญญาณเตือนการนัดหมายเมื่อถึงเวลานัดหมาย ซึ่งอาจเป็นในรูปของเสียงหรือข้อความก็ได้
ระบบช่วยจำ (Reminder) 3 รูปแบบ
-ป้อนข้อความเตือนความจำเข้าสู่ระบบนัดหมายส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ
-มีหน้าต่างเตือนความจำ (Pop-up window) แสดงขึ้นที่หน้าจอภาพเมื่อมีการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์หรือพีดีเอ
- ส่งข้อความเตือนความจำผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ถึงผู้ใช้
ระบบนัดหมายกลุ่ม
เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยในการนัดประชุม มีการนำเอาปฏิทินการทำงานในระบบของสมาชิกแต่ละคนมารวมกันและแสดงผลข้อมูลบนจอคอมพิวเตอร์พร้อมกัน ระบบจะแสดงช่วงเวลาสมาชิกทุกคนที่ว่างพร้อมกันเพื่อให้ได้เลือกเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุม
ปัจจัยในการใช้งานระบบนัดหมายกลุ่ม
ต้องใช้ระบบนัดหมายส่วนบุคคลในการบริหารเวลาของตนเองและควรเป็นระบบเดียวกัน
ใช้มาตรฐานวี-กาเล็นดาร์ (vCalender หรือvCalender specification)
สมาชิกทุกคนจะต้องสามารถเข้าถึงโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์
ระบบติดตามงานส่วนบุคคล
ระบบติดตามงานส่วนบุคคล เป็นโปรแกรมอรรถประโยชน์ประเภทหนึ่ง จัดเป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งในการบริหารงานและเวลาของแต่ละบุคคลโดยเฉพาะผู้มีภารกิจมาก ระบบติดตามงานส่วนบุคคลจะช่วยแก้ปัญหา โดยการเริ่มจากการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับงานทุกอย่างที่ต้องทำเข้าสูระบบและจัดลำดับงานตามความสำคัญเป็นหลัก
ระบบติดตามงานกลุ่ม
เป็นการนำระบบติดตามงานส่วนบุคคลมาใช้ประโยชน์ในการบริหารระบบองค์การ รวมทั้งการบริหารโครงการด้วย
ถประโยชน์ต่างๆ เช่น บันทึกช่วยจำ นาฬิกาปลุก เครื่องคิดเลข และเกม