ส่งหัวข้อโปรเจ็ค

หัวข้อโปรเจ็ค เรื่องการจัดเก็บข้อมูลของสมาชิกในร้านเช่าวีซีดี

สรุปบทเรียน

สรุป
การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ความหมายของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การจัดการ หมายถึง การพัฒนากลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการกับสารสนเทศที่ได้รับซึ่งจำเป็นต้องอาศัยทักษะหลายด้าน ซึ่งอยู่ในหลายรูปแบบ เช่น
การจัดเก็บ
การสืบค้น
การดูแลรักษา
การแสดงผล
การกำจัดสารสนเทศที่ไม่ต้องการ
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทุกประเภทที่ได้รับ ซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบ เช่น
-ตัวอักษร -ภาพเคลื่อนไหว
-ภาพนิ่ง - เสียง
ส่วนบุคคล หมายถึง การที่บุคคลมีความต้องการหรือความจำเป็นในการใช้สารสนเทศหนึ่งๆ ในการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิตประจำวัน
องค์ประกอบของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล มีองค์ประกอบที่เหมือนกัน คือ
ส่วนรับข้อมูล
ส่วนประมวลผล
ส่วนแสดงผล
ประเภทของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การจำแนกตามรูปลักษณ์
- ประเภทโปรแกรมสำเร็จ ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์มีทั้งในลักษณะใช้งานอิสระ(Stand alone version) และผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การ (network version)
ฟังก์ชั่นการทำงานหลักก็ได้แก่ ฟังก์ชั่นการนัดหมาย ติดตามงาน และการติดต่อสื่อสาร
โปรแกรมสำเร็จที่ใช้ในงานสำนักงานทั่วไป เช่น
-โปรแกรมไมโครซอฟท์เอาท์ลุก
-โปรแกรมโลตัสออกาไนเซอร์
- ประเภทอุปกรณ์เฉพาะ ส่วนมากจะมีความสามารถด้านการสื่อสาร ใช้งานง่าย และราคาไม่แพง เรียกอุปกรณ์เฉพาะว่า "เครื่องพีดีเอ" (Personal Digital Assistant, PDA)
การจำแนกตามฟังก์ชั่นการทำงาน
ประเภทพื้นฐาน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนน้อยที่สุด ประกอบด้วยฟังก์ชั่นการทำงานหลักสามประการทีมีระดับความสามารถไม่ซับซ้อน ได้แก่ ฟังก์ชั่นนัดหมายส่วนบุคล ติดตามส่วนบุคคล และติดต่อสื่อสารแบบพื้นฐาน ใช้จัดเก็บข้อมูล ชื่อ สกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่มาติดต่อ ยังมีโปรแกรมอรรถประโยชน์ต่างๆ เช่น บันทึกช่วยจำ นาฬิกาปลุก เครื่องคิดเลข และเกม
ประเภทกึ่งซับซ้อน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนมากว่าระบบที่เป็นอยู่ในพื้นฐาน ประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั่วไปทั้งหมดที่มีและเพิ่มฟังก์ชั่นติดตามงานกลุ่มเข้าไปด้วย
ประเภทซับซ้อน ประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั้งหมดของสองประเภทแรก และเพิ่มฟังก์ชั่นติดต่อสื่อสารแบบซับซ้อนทั้งที่ผ่านโทรศัพท์และผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีราคาแพงที่สุด เหมาะกับองค์การขนาดใหญ่ มีกลุ่มผู้ใช้ที่มีความจำเป็นต้องติดต่อกับผู้คนส่วนมาก
เกณฑ์การเลือกระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
เป้าหมาย
ความต้องการด้านสารสนเทศ
สภาพแวดล้อมในการทำงาน
ความสามารถในการทำงาน
ราคา
ความยากง่ายในการใช้งาน
การสนับสนุนด้านเทคนิค
การรับฟังความคิดเห็น
การทดลองใช้ระบบ
ระบบนัดหมาย (Scheduler หรือ calendar)
เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระดับจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลโดยทั่วไป มีลักษณะคล้ายสมุดนัดหมายบุคคลที่เป็นกระดาษ ใช้งานง่าย ผู้ใช้เพียงเลือกวันและเวลาที่ต้องการจะบันทึกข้อมูลการนัดหมายและพิมพ์ข้อมูลในช่องที่กำหนดให้ ระบบจัดมีการบันทึกข้อมูลแบบลัดเพื่อให้บันทึกข้อมมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว การค้นหาสามารถกระทำได้เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายปี และสามารถใช้ฟังก์ชั่นทำซ้ำช่วยในการบันทึกข้อมูลในวันเวลาที่ต้องการโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ หากมีกิจกรรมมากกว่าหนึงกิจกรรมที่ซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกันระบบจะเตือนให้ทราบเพื่อทำการแก้ไขต่อไป และมีสัญญาณเตือนการนัดหมายเมื่อถึงเวลานัดหมาย ซึ่งอาจเป็นในรูปของเสียงหรือข้อความก็ได้
ระบบช่วยจำ (Reminder) 3 รูปแบบ
-ป้อนข้อความเตือนความจำเข้าสู่ระบบนัดหมายส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ
-มีหน้าต่างเตือนความจำ (Pop-up window) แสดงขึ้นที่หน้าจอภาพเมื่อมีการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์หรือพีดีเอ
- ส่งข้อความเตือนความจำผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ถึงผู้ใช้
ระบบนัดหมายกลุ่ม
เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยในการนัดประชุม มีการนำเอาปฏิทินการทำงานในระบบของสมาชิกแต่ละคนมารวมกันและแสดงผลข้อมูลบนจอคอมพิวเตอร์พร้อมกัน ระบบจะแสดงช่วงเวลาสมาชิกทุกคนที่ว่างพร้อมกันเพื่อให้ได้เลือกเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุม
ปัจจัยในการใช้งานระบบนัดหมายกลุ่ม
ต้องใช้ระบบนัดหมายส่วนบุคคลในการบริหารเวลาของตนเองและควรเป็นระบบเดียวกัน
ใช้มาตรฐานวี-กาเล็นดาร์ (vCalender หรือvCalender specification)
สมาชิกทุกคนจะต้องสามารถเข้าถึงโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์
ระบบติดตามงานส่วนบุคคล
ระบบติดตามงานส่วนบุคคล เป็นโปรแกรมอรรถประโยชน์ประเภทหนึ่ง จัดเป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งในการบริหารงานและเวลาของแต่ละบุคคลโดยเฉพาะผู้มีภารกิจมาก ระบบติดตามงานส่วนบุคคลจะช่วยแก้ปัญหา โดยการเริ่มจากการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับงานทุกอย่างที่ต้องทำเข้าสูระบบและจัดลำดับงานตามความสำคัญเป็นหลัก
ระบบติดตามงานกลุ่ม
เป็นการนำระบบติดตามงานส่วนบุคคลมาใช้ประโยชน์ในการบริหารระบบองค์การ รวมทั้งการบริหารโครงการด้วย
ถประโยชน์ต่างๆ เช่น บันทึกช่วยจำ นาฬิกาปลุก เครื่องคิดเลข และเกม

สรุปบทเรียน วันที่ 30 มิถุนายน 2551

บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศการสื่อสารและการจัดการทั่วไป

บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศ
1. ลักษณะงานสำนักงานทั่วไปงานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน จำแนกได้ดังนี้
- งานรับข้อมูลและสารสนเทศ
-การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ
-การประมวลผลข้อมูล
- การจัดทำเอกสารธุรกิจ
- การสื่อสารข้อมูลและเอกสารธุรกิจ
2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศ
ระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการสื่อสาร
1. การสื่อสารทั่วไปในสำนักงานการสื่อสาร หมายถึง การสื่อข้อความระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยปกติเป็นการใช้ภาษาเพื่อการสื่อสารระหว่างมนุษย์ รวมถึงการสนทนาในรูปแบบต่างๆ การใช้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งในปัจจุบันสื่อดังกล่าวทำงานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์
2.บทบาทของการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน
-การเชื่อมโยงการทำงานของผู้บริหารและพนักงาน
-การเชื่อมโยงสำนักงานกับหน่วยงานภายนอก
-การประชาสัมพันธ์
-การช่วยค้นหาข้อมูลข่าวสาร
3. เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน
การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ทำการแปลงสัญญาณที่รับ และประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้
1 การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง
2 การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม
3 การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสารเครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น
4. การนำอินเทอร์เน็ตไปใช้ในสำนักงาน
- การประชาสัมพันธ์
-การสื่อสาร
-การทำงานทางไกล

บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการทั่วไป
1. บทบาทต่อการจัดการทั่วไป1 คุณภาพของการจัดการ การวางแผน การจัดองค์การและการจัดการบุคลากร การบริหารงบประมาณ การบริหารงานโครงการ การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงาน การทำรายงาน
2 คุณภาพของผู้บริหาร บทบาทของผู้บริหารอาจแบ่งได้เป็น 3 ด้าน การประสานงาน สารสนเทศ การตัดสินใจ
3 การทำงานเป็นทีม เทอร์บัน (Turban 1996) กล่าวว่าเป็นการทำงานถาวรหรือชั่วคราวที่คนตั้งแต่สองคนขึ้นไปใช้วัตถุประสงค์ร่วมกันในการทำงาน โดยกล่าวประโยชน์ของการทำงานเป็นทีม ไว้ดังนี้
- กลุ่มงานเข้าใจปัญหาได้ดีกว่าคนเพียงคนเดียว
- บุคคลจะรับผิดชอบหากมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
- กลุ่มงานค้นหาความผิดพลาดบกพร่องได้ดีกว่า
- กลุ่มงานมีสารสนเทศและความรู้มากกว่า
- ช่วยกระตุ้นให้สมาชิกและกระบวนการทำงานดีขึ้น
- แต่ละคนมีพันธะผูกพันในข้อที่ร่วมกันตัดสินใจ
- แต่ละคนจะลดความรู้สึกที่จะต่อต้านสิ่งที่กลุ่มได้ตัดสินใจไปแล้ว
4 การทำงานทางไกล ด้วยเครื่องมือการสื่อสารที่ทันสมัยและเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายทำให้ผู้ทำงานสามารถที่จะทำงานได้ต่างสถานที่ และเสมือนว่าได้ทำงานในสำนักงานเดียวกัน
- ประโยชน์ ช่วยลดปัญหาด้านบุคลากร พื้นที่ใช้งานในหน่วยงาน และปัญหาสังคม
-ปัญหา บุคลากรอาจลดความสัมพันธ์ระหว่างกัน ในด้านหน่วยงานอาจไม่มีความพร้อมในการประชุม ผลประกอบการไม่ได้ดังหวัง เป็นต้น

2. ข้อควรพิจารณาในการปรับเปลี่ยนสำนักงานมาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ
-ด้านความมุ่งมั่นที่จะดำเนินการแก้ไขปรับปรุงตนเอง
-ด้านความพร้อมในการปรับปรุงตนเอง
-การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่
-การสร้างแนวคิดในการปรับปรุงตนเอง
-การติดตาม การประเมินผล และการแก้ไข

การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติโดยมีการแบ่งออกเป็นระดับของบุคคล
- เมนชิงได้แบ่งออกเป็น 4 ประเภทด้วยกันคือ
1.ผู้ใช้โดยตรง เขียนโปรแกรมและวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์และเครื่องมือช่วยเขียนโปรแกรม
2. ผู้ใช้โดยอ้อม ใช้สารสนเทศที่สร้างจากสารสนเทศแต่ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ หรือทำงานเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์โดยตรง
3. ผู้ใช้โดยไม่เขียนโปรแกรม แต่มีปฏิสัมพันธ์กับระบบด้วยการบันทึกข้อมูลเข้าสู้คอมพิวเตอร์และผลลัพธ์จากระบบ
4. นักคอมพิวเตอร์อาชีพ เป็นผู้เชี่ยวชาญในการวิเคราะห์ออกแบบระบบ และเขียนโปรแกรม

แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูลในสำนักงาน
การจัดการข้อมูลในสำนักงาน แนวทางในการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงานพร้อมตัวอย่าง
ฐานข้อมูล (database) คือ แหล่งรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในด้านใดด้านหนึ่งจัดเก็บให้เป็นระเบียบ ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลประโยชน์ของฐานข้อมูล
-การลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล
-การลดความขัดแย้งหรือความต่างกันของข้อมูล
-การพัฒนาระบบใหม่ทำได้สะดวก รวดเร็ว ใช้เวลาสั้น และมีค่าใช้จ่ายต่ำลง
-การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทำได้ง่าย
-การทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น
- ความสามารถในการป้องกันการสูญหายของข้อมูลหรือป้องกันฐานข้อมูลถูกทำลาย เครื่องมือในการจัดการฐานข้อมูลเครื่องมือหลัก คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมที่เขียนที่อำนวยความสะดวกในการจัดทำและนำข้อมูลจากฐานข้อมูลมาใช้งาน รวมทั้งการมีระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลโครงสร้างของฐานข้อมูล แบ่งเป็น โครงสร้างเชิงกายภาพและ โครงสร้างเชิงตรรกะ แนวทางการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน1. การศึกษาเบื้องต้นเพื่อจัดทำฐานข้อมูล2. การออกแบบฐานข้อมูล
3. การจัดทำและนำข้อมูลเข้าสู่ฐานข้อมูล
4. การทดสอบและประเมินผล
5. การใช้งานฐานข้อมูล
6. การบำรุงรักษา

ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในสำนักงาน
1. ปัจจัยที่ทำให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลในสำนักงาน ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบคือ
1.1 คน ในที่นี้มี 2 กลุ่ม คือ
-พนักงานของหน่วยงานที่ไม่เจตนาทำความเสียหายแก่ข้อมูล
-พนักงานของหน่วยงานที่เจตนาทำความเสียหายแก่ข้อมูล
1.2 ฮาร์ดแวร์
1.3 ซอฟต์แวร์
1.4 ไวรัสคอมพิวเตอร์
1.5 ภัยธรรมชาติ
2. รูปแบบของการก่ออาชญากรรมคอมพิวเตอร์ที่สร้างความเสียหายแก่ข้อมูล ได้แก่
2.1 ดาต้าดิดดลิ่ง (data diddling) เป็นการปลอมแปลงเอกสารหรือปรับเปลี่ยนข้อมูลเพื่อหาประโยชน์ใส่ตัว
2.2 ม้าโทรจัน (trojan horse) เป็นการทำอาชญากรรมโดยผู้ที่ได้รับความเสียหายไม่รู้ตัว เช่น การดักขโมยรหัสเพื่อผ่านเข้าไปใช้คอมพิวเตอร์ นำไปใช้ประโยน์ในภายหลัง
2.3 การโจมตีแบบซาลามิ (salami attack) เป็นการนำเศษเงินที่เป็นทศนิยมมารวมเป็นก้อนโต
2.4 แทรปดอร์ (trapdoor) หรือ แบคดอร์ (backdoor) เป็นจุดที่เป็นความลับในโปรแกรมที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อเข้าสู่โปรแกรมหรือโมดูลได้โดยตรง จึงเป็นช่องโหว่ในการทุจริตได้
2.5 การสงครามแบบอิเล็กทรอนิกส์ (electronic warefare) เป็นการทำลายระบบคอมพิวเตอร์ ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์หยุดทำงานหรือการลบข้อมูลในหน่วยความจำ
2.6 ลอจิกบอมบ์ (logic bomb) เป็นการเขียนโปรแกรมโดยกำหนดเงื่อนไขเจาะจงไว้ล่วงหน้า เมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้นตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ โปรแกรมดังกล่าวจะทำงานทันที

ไวรัสคอมพิวเตอร์

ความหมายของไวรัสคอมพิวเตอร์ ไวรัสคอมพิวเตอร์ (computer virus) หมายถึง โปรแกรมที่เขียนขึ้นโดยมีความสามารถในการแพร่กระจายจากระบบคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังระบบคอมพิวเตอร์อื่นๆ ในการแพร่กระจายของไวรัสคอมพิวเตอร์จะแทรกตัวไปกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือข้อมูลหรือซ่อนตัวอยู่ในหน่วยความจำทั้งในหน่วยความจำหลักหรือหน่วยความจำสำรองก็ได้ ประเภทของไวรัสคอมพิวเตอร์
1. บู้ตเซกเตอร์ไวรัส (boot sector virus) คือ โปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวในตำแหน่งหน่วยความจำที่เรียกว่า บู้ตเซกเตอร์ไวรัส ตัวอย่างบู้ตเซกเตอร์ไวรัส ได้แก่ AntiCMOS, AntiEXE, Ripper, NYB (New York Boot) เป็นต้น
2. เมโมรี เรสซิเดนต์ ไวรัส (memory resident virus) คือ โปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวในตำแหน่งเมโมรี
3. แมคโคร ไวรัส (macro virus) แพร่ระบาดโดยเมื่อคำสั่งแมคโครใดที่มีโปรแกรมไวรัสแทรกตัวอยู่ถูกเรียกมาทำงาน โปรแกรมไวรัสนั้นจะถูกเรียกมาด้วย ตัวอย่างแมคโคร ไวรัส ได้แก่ Concept, Laroux เป็นต้น
4. ไฟล์ไวรัส (file virus) เป็นโปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวเข้าไปในเอกซ์ซิคิวเทเบิลไฟล์ (executable file) เมื่อโปรแกรมเหล่านี้ถูกเรียกมาทำงานในคอมพิวเตอร์ก็จะแพร่ไปยังโปรแกรมอื่นๆ
5. มัลติพาร์ไทต์ไวรัส (multipartite virus) เป็นไวรัสที่ผสมคุณสมบัติของบู้ตเซกเตอร์ไวรัส ไฟล์ไวรัส เข้าด้วยกัน
6. โปรแกรมกลุ่มอื่นที่เป็นภัยคุกคามเช่นเดียวกับโปรแกรมไวรัส เช่น ลอจิกบอมบ์ ม้าโทรจัน แรบบิต (rabbit) วอร์ม (worm) และอื่นๆ การป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์
- ให้ใช้โปรแกรมจากแหล่งที่เชื่อถือได้เท่านั้น
- ทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่เป็นเอกเทศ (stand alone) และไม่มีฮาร์ดดิสก์
- ให้สำรองโปรแกรมที่ต้องใช้งาน และแฟ้มข้อมูล
- ให้ใช้โปแกรมป้องกันไวรัส (anti virus) ตรวจจับไวรัสเป็นประจำ
- ควรมีการสำรองโปรแกรมระบบในดิสเกตต์หรือซีดีรอมโดยเป็นแบบไม่ให้มีการเขียนซ้ำ (write protect)

การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
1.การกำหนดการใช้ข้อมูล การกำหนดการใช้ข้อมูล (identification) เป็นการกำหนดสิทธิ์และการได้รับอนุญาตให้ใช้ข้อมูล ได้แก่
1.1 การใช้บัตร (card) กุญแจ (key) หรือบัตรผ่านทาง (badge) เพื่อผ่านทางเข้าไปใช้ระบบหรือข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์
1.2 การใช้รหัสเพื่อเข้าสู่ระบบ เป็นการกำหนดรหัสเพื่อให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบอีกชั้นหนึ่ง
1.3 การใช้ลายเซ็นดิจิทัล (digital key) เป็นการรับรองเอกสารจากผู้ส่งไปยังผู้รับในระบบลายเซ็นดิจิทัล
1.4 การตรวจสอบผู้มีสิทธิ์ก่อนเข้าสู่ระบบ เช่น การอ่านลายนิ้วมือ การอ่านรูปทรงมือ การตรวจม่านตาหรือเรตินา (retina)

2. การเข้ารหัส การเข้ารหัส (encryption) เป็นกระบวนการเข้ารหัส (encode) ในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลโดยการแปลงเนื้อหาที่ปรากฏให้ไม่สามารถเข้าใจได้สำหรับผู้ลักลอบข้อมูลไป ทำให้ใช้ประโยชน์ไม่ได้ ข้อมูลที่เข้ารหัสจะต้องผ่านกระบวนการถอดรหัส (decryption) เพื่อถอดรหัส (decode) ให้เหมือนข้อความต้นฉบับ
3. การควบคุมในด้านต่างๆ
3.1 การควบคุมการเข้าถึงและเรียกใช้ข้อมูล (access control) เป็นการกำหนดระดับของสิทธิ์ในการเข้าถึงและเรียกใช้ข้อมูล
3.2 การควบคุมการตรวจสอบ (audit control)
3.3 การควบคุมคน (people control)
3.4 การควบคุมระบบคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ (physical facilities control)
4. การมีโปรแกรมเพื่อตรวจสอบและป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ (anti virus program) เป็นการติดตั้งโปรแกรมเพื่อตรวจสอบและป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ทันทีที่พบว่าดิสเกตต์ที่นำมาใช้มีไวรัสฝังตัวอยู่ หรือไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาจากเครือข่ายมีไวรัสติดมาด้วย
5. การจัดทำแผนรองรับกรณีเหตุร้ายหรือแผนฉุกเฉิน (disaster & recovery plan) เป็นแผนฉุกเฉินในการกู้คืนข้อมูล และแผนฉุกเฉินเพื่อแก้ปัญหาในระหว่างทำงาน

สรุป 1.บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศการสื่อสารและการจัดการทั่วไป

บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติ
2.1.1 บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศ

1. ลักษณะงานสำนักงานทั่วไปงานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน
อาจจำแนกได้ดังนี้
1.1 งานรับข้อมูลและสารสนเทศ
1.2 การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ
1.3 การประมวลผลข้อมูล1.4 การจัดทำเอกสารธุรกิจ
1.5 การสื่อสารข้อมูลและเอกสารธุรกิจ

2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเรื่องที่

2.1.2 บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการสื่อสาร

1. การสื่อสารทั่วไปในสำนักงานการสื่อสาร หมายถึง การสื่อข้อความระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยปกติเป็นการใช้ภาษาเพื่อการสื่อสารระหว่างมนุษย์ รวมถึงการสนทนาในรูปแบบต่างๆ การใช้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งในปัจจุบันสื่อดังกล่าวทำงานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์2. บทบาทของการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน
2.1 การเชื่อมโยงการทำงานของผู้บริหารและพนักงาน
2.2 การเชื่อมโยงสำนักงานกับหน่วยงานภายนอก
2.3 การประชาสัมพันธ์
2.4 การช่วยค้นหาข้อมูลข่าวสาร
3. เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน
3.1 การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ทำการแปลงสัญญาณที่รับ และประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้
3.1.1 การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง
3.1.2 การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม
3.1.3 การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสาร
3.2 เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ
และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น
4. การนำอินเทอร์เน็ตไปใช้ในสำนักงาน
4.1 การประชาสัมพันธ์
4.2 การสื่อสาร
4.3 การทำงานทางไกลเรื่องที่

2.1.3 บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการทั่วไป

1. บทบาทต่อการจัดการทั่วไปการจำแนกบทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการบริหารจัดการทั่วไป อาจทำได้หลายประเด็น
1.1 คุณภาพของการจัดการ
1.1.1 การวางแผน
1.1.2 การจัดองค์การและการจัดการบุคลากร
1.1.3 การบริหารงบประมาณ
1.1.4 การบริหารงานโครงการ
1.1.5 การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงาน
1.1.6 การทำรายงาน
1.2 คุณภาพของผู้บริหาร บทบาทของผู้บริหารอาจแบ่งได้เป็น 3 ด้าน
1.2.1 การประสานงาน
1.2.2 สารสนเทศ
1.2.3 การตัดสินใจ
1.3 การทำงานเป็นทีมเทอร์บัน (Turban 1996) กล่าวว่าเป็นการทำงานถาวรหรือชั่วคราวที่คนตั้งแต่สองคนขึ้นไปใช้วัตถุประสงค์ร่วมกันในการทำงาน โดยกล่าวประโยชน์ของการทำงานเป็นทีม ไว้ดังนี้- กลุ่มงานเข้าใจปัญหาได้ดีกว่าคนเพียงคนเดียว- บุคคลจะรับผิดชอบหากมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ- กลุ่มงานค้นหาความผิดพลาดบกพร่องได้ดีกว่า- กลุ่มงานมีสารสนเทศและความรู้มากกว่า- ช่วยกระตุ้นให้สมาชิกและกระบวนการทำงานดีขึ้น- แต่ละคนมีพันธะผูกพันในข้อที่ร่วมกันตัดสินใจ- แต่ละคนจะลดความรู้สึกที่จะต่อต้านสิ่งที่กลุ่มได้ตัดสินใจไปแล้ว
1.4 การทำงานทางไกล ด้วยเครื่องมือการสื่อสารที่ทันสมัยและเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายทำให้ผู้ทำงานสามารถที่จะทำงานได้ต่างสถานที่ และเสมือนว่าได้ทำงานในสำนักงานเดียวกัน
1.4.1 ประโยชน์ ช่วยลดปัญหาด้านบุคลากร พื้นที่ใช้งานในหน่วยงาน และปัญหาสังคม
1.4.2 ปัญหา บุคลากรอาจลดความสัมพันธ์ระหว่างกัน ในด้านหน่วยงานอาจไม่มีความพร้อมในการประชุม ผลประกอบการไม่ได้ดังหวัง เป็นต้น

2. ข้อควรพิจารณาในการปรับเปลี่ยนสำนักงานมาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 ด้านความมุ่งมั่นที่จะดำเนินการแก้ไขปรับปรุงตนเอง
2.2 ด้านความพร้อมในการปรับปรุงตนเอง
2.3 การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่
2.4 การสร้างแนวคิดในการปรับปรุงตนเอง
2.5 การติดตาม การประเมินผล และการแก้ไข

ผู้สื่อข่าวรายงานว่าวันนี้ (24 มิถุนายน) นายอภิสิทธิ์ เวชชาชีวะ หัวหน้าพรรคประชาธิปัตย์ เรียกประชุมทีมอภิปรายไม่ไว้วางใจนายสมัคร สุนทรเวช นายกรัฐมนตรี และนายนพดล ปัทมะ รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ เข้าหารือ ณ ที่ทำการพรรค โดยยืนยันว่าพรรคไม่ได้เปิดประเด็นเรื่องความขัดแย้งกรณีปราสาทพระวิหารตามที่รัฐบาลกล่าวหา แต่ผลของความขัดแย้งเกิดจากการตัดสินใจของนายนพดล นอกจากทำให้ประเทศเกิดความสูญเสียแล้ว ยังทำให้เกิดความขัดแย้งกับประเทศเพื่อนบ้าน และคงเป็นการยากที่รัฐบาลจะขอขึ้นทะเบียนปราสาทพระวิหารเป็นมรดกโลกร่วมกัน เพราะนายนพดลได้ลงนามในแถลงการณ์ร่วมแล้ว ซึ่งการอภิปรายวันนี้จะชี้ให้เห็นถึงกลยุทธ์ของกระทรวงการต่างประเทศในการเจรจาเรื่องดังกล่าว ก่อนเปลี่ยนรัฐบาลชุดนี้ นายอภิสิทธิ์ กล่าวว่า ไม่ได้คาดหวังให้มีการเปลี่ยนขั้วการเมือง แต่เรียกร้องให้สมาชิกฟังการอภิปรายและใช้จิตสำนึกในการลงมติว่าจะไว้วางใจหรือไม่ พร้อมเชื่อว่าคนที่มีจิตสำนึกจะต้องตัดสินใจอย่างเด็ดขาดในการแสดงความไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่นายกรัฐมนตรี และรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศตัดสินใจ นายอภิสิทธิ์ ยังยืนยันความพร้อมในการอภิปรายไม่ไว้วางใจ ซึ่งจะเริ่มอภิปรายนายกรัฐมนตรีควบคู่กับรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ โดยตนเองจะเป็นแกนนำหลักในการอภิปรายทั้งสองเรื่อง ซึ่งคาดว่าจะแล้วเสร็จไม่เกินเวลา 24.00 น. จากนั้นจะตามด้วยเรื่องเศรษฐกิจ ด้านนายสาทิตย์ วงศ์หนองเตย ประธานคณะกรรมการประสานงาน (วิป) พรรคฝ่ายค้าน กล่าวว่า ไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอของรัฐบาลที่จะให้ฝ่ายค้านอภิปรายไม่ไว้วางใจจนถึงเวลา 07.30 น. พรุ่งนี้ (25 มิถุนายน) เนื่องจากเหตุการณ์เช่นนี้เคยเกิดขึ้นมาแล้ว เพราะจะทำให้บรรยากาศการอภิปรายมีปัญหา ดังนั้นรัฐบาลควรเปลี่ยนความคิด ซึ่งรัฐบาลไม่ควรนำเรื่องนี้มาเล่นเกมการเมือง เพราะการอภิปรายไม่ไว้วางใจเป็นเรื่องสำคัญของประเทศ พร้อมยืนยันฝ่ายค้านมีข้อมูลที่ลึกและไม่เคยเปิดเผยมาก่อน โดยเฉพาะกรณีปราสาทพระวิหาร นายสาทิตย์ ยังเรียกร้องผ่านไปยังประธานสภาผู้แทนราษฎร ให้ควบคุมการอภิปรายและเวลาการอภิปรายให้เหมาะสม เพื่อไม่ให้เกิดความวุ่นวาย ขณะที่นายสามารถ แก้วมีชัย รองประธานคณะกรรมการประสานงานพรรคร่วมรัฐบาล (วิปรัฐบาล) กล่าวว่า รัฐบาลมีความพร้อมเต็มที่ในการชี้แจงตอบข้อซักถามของฝ่ายค้านในการอภิปรายไม่ไว้วางใจ เพราะประเด็นที่ฝ่ายค้านจะอภิปรายส่วนใหญ่เป็นเรื่องการบริหารที่บกพร่องผิดพลาดไม่ใช่ปัญหาการทุจริต ซึ่งตามข้อบังคับให้สิทธิ์นายกรัฐมนตรี และคณะรัฐมนตรี สามารถชี้แจงได้เต็มที่ พร้อมระบุไม่รู้สึกหนักใจที่รัฐมนตรีของพรรคร่วมรัฐบาลไม่ถูกอภิปรายไม่ไว้วางใจในครั้งนี้ เนื่องจากมั่นใจเสียงของรัฐบาลมีความเข้มแข็งเพียงพอ และพร้อมสนับสนุนรัฐมนตรีที่ถูกอภิปรายไม่ไว้วางใจ นอกจากนี้นายกรัฐมนตรียังกำชับให้การอภิปรายเป็นไปตามธรรมชาติไม่ต้องตั้งองครักษ์คอยพิทักษ์รัฐมนตรีด้วย เพราะไม่อยากให้มีการประท้วงให้เสียเวลาการอภิปราย นอกจากมีการกล่าวพาดพิงบุคคลที่ 3 ผู้สื่อข่าวรายงานว่ารัฐบาลจะเปิดโอกาสให้ฝ่ายค้านอภิปรายอย่างเต็มที่จนถึงเวลา 07.30 น. วันพรุ่งนี้ (25 มิถุนายน) ก่อนพักการประชุม และเริ่มประชุมต่อในเวลา 09.30 น. จนถึงก่อนเวลา 24.00 น. ของวันที่ 25 มิถุนายน เพื่อลงมติในวันที่ 26 มิถุนายนต่อไป จากนั้นจะเป็นการพิจารณาร่าง พ.ร.บ.งบประมาณรายจ่ายประจำปี 2552 ทางด้านนายอนุรักษ์ จุรีมาศ รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงคมนาคม และรองหัวหน้าพรรคชาติไทย ให้สัมภาษณ์ถึงการอภิปรายไม่ไว้วางใจ ว่าไม่สามารถบอกได้ว่าจะให้เสียงสนับสนุนรัฐบาลที่จะถูกอภิปรายไม่ไว้วางใจจากฝ่ายค้านได้หรือไม่ จนกว่าพรรคชาติไทยจะมีมติจากการประชุมพรรคในเวลา 12.00 น. วันนี้ก่อน เพื่อให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน ขณะที่นายสิทธิชัย โควสุรัตน์ รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงมหาดไทย จากพรรคเพื่อแผ่นดิน กล่าวว่า แม้พรรคเพื่อแผ่นดินจะมีมติวานนี้ว่าติดใจเรื่องปราสาทพระวิหาร แต่ยืนยันว่าการทำงานระหว่างพรรคร่วมรัฐบาลไม่มีปัญหา และพรรคเพื่อแผ่นดินจะให้เสียงการสนับสนุนรัฐบาลอย่างแน่นอน

การบ้านครั้งที่ 1

1.)จงอธิบายความหมายของสำนักงาน
ตอบ สำนักงานคือ สถานที่แห่งหนึ่งซี่งอาจเป็นห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ได้ อาจเป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงานโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ โดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง การจำแนกข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงานตามลักษณะและประเภท ลักษณะ ได้แก่ คำสั่ง เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบขอถอนเงิน, รายงาน เช่น รายงานผลประกอบการ รายงานโครงการ รายงานความคืบหน้าโครงการ,บันทึกช่วยจำ ,ข่าวและประเภท ได้แก่ เอกสารพิมพ์,เสียง เช่น โทรศัพท์ ,ภาพลักษณ์ เช่น แผนภูมิ, สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้

2.)การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง
ตอบ การจัดการสำนักงาน ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 3 ประการ ดังนี้
1. การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย,การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม,การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร,การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน,การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน,การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน ,การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร,การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน,การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
2. การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น
3. กลุ่มด้วยกัน ดังนี้ งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร,งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค,งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ,การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุมการใช้ทรัพยากร การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุ,สำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ,การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน,การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน,การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ลุล่วงไปด้วยดี
4. สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีสำนักงาน
สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้ ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต, การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน,สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย
เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้ ระบบงานพิมพ์,ระบบโทรคมนาคม,ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร, คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล,ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

3.)การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง
ตอบ การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย,การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม,การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร,การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน,การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน,การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน ,การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร,การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน,การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน

4.)สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งขอสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร
ตอบ สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้ ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต, การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน,สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย

5.)เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง
ตอบ เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้ ระบบงานพิมพ์,ระบบโทรคมนาคม,ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร, คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล,ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

6.)เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร
ตอบ - การจัดซื้อซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุก ๆ เรื่อง หรืออาจใช้วิธีเลือกจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรื่องที่มีผู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งานเช่นโปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Proshare) ซึ่งจะมีข้อดีในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย ตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จะดีกว่าการเลือกพัฒนาเอง แต่ข้อเสียที่พบคือ หากมีโปรแกรมจัดซื้อมากมายในหลายเรื่อง การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัสสัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ ต่างกัน เป็นต้น
- ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ
- การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลาล
- ไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol)เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูลฯลฯ ผู้อื่น/หน่วยงานภายนอกที่ต้องติดต่อด้วยอาจใช้มาตรฐานต่างกัน
- ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป
- ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น(กรณี Virtual - Office Automation)
- การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย - การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น ทั้งการตัดคำ การพิจารณาคำผิดฯลฯ
- ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ

7.)การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน
ตอบ การใช้คอมพิวเตอร์ด้านการศึกษา
การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านตุลาการ
การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านการเงินการธนาคาร
การใช้คอมพิวเตอร์ด้านการบิน
การใช้คอมพิวเตอร์ด้านการเกษตร
การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงาน
การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในการบริหาร คอมพิวเตอร์ด้านการแพทย์และสาธารณสุข

8.)สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง
ตอบ ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย

9.)การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง
ตอบ 1. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิผล ควรมีลักษณะดังนี้ ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายแลน, มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว,ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร,อุปกรณ์ต่างๆเป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้,ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
2. บุคลากรที่มีบทบาทในการริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ ได้แก่ ผู้บริหารระดับสูง,ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ ,นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ
3.ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติการวางแผนการพัฒนา การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ และการประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน
4.สิ่งสำคัญในการวางแผน ข้อมูลพื้นฐานที่จะต้องทราบก่อนการวางแผนคือ ข้อมูลหน่วยงาน,ข้อมูลสถานภาพปัจจุบันของหน่วยงาน,ข้อมูลลักษณะของหน่วยงาน,ข้อมูลผู้ใช้,ระบบการสื่อสาร,ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ใช้,การสนับสนุน
5. วิธีการพัฒนา หน่วยงานสามารถพัฒนาหรือจัดหาระบบงานคอมพิวเตอร์มาใช้งานได้ 6 แบบ ดังนี้ การจัดทำระบบงานเองโดยเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์ ,การจัดทำระบบงานเองโดยกลุ่มผู้ใช้ระบบ,การว่าจ้างบริษัทภายนอก,การซื้อระบบงานมาตรฐาน,การซื้อระบบงาน,การจัดซื้อบริการ
6. วัฏจักรพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ คือ การศึกษาวิเคราะห์ความต้องการ,การออกแบบระบบ,การสร้างและการติดตั้งระบบ,การทดสอบระบบงาน,การเตรียมตัวใช้งานระบบ, การเปลี่ยนระบบ,การประเมินและปรับปรุงระบบ

10.)ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
ตอบ ปัญหาคือเรียนก็พอเข้าใจ แต่อาจมีบ้างบางครั้งอาจารย์อธิบายไม่ค่อยจะเข้าใจ เป็นเพราะช่วงบ่ายเลยทำให้ไม่ค่อยมีสมาธิ

11.)สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
ตอบ ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน - แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ